Verträge mit KI prüfen, ohne den Anwalt zu ersetzen

Ein Geschäftsführer erzählte mir von einem Rahmenvertrag mit einem großen Kunden. 42 Seiten, am Donnerstag eingegangen, am Montag unterschrieben. Im Anhang stand eine Preisbindung über drei Jahre, ohne Anpassungsmöglichkeit bei steigenden Materialkosten.

Vollständig gelesen hatte den Vertrag niemand. Eine eigene Rechtsabteilung gab es nicht. Ein Anwalt wurde nur bei ausgewählten Fragen hinzugezogen, und dieser Vertrag war intern als Formalität behandelt worden.

Der Fall zeigt, wo ich bei solchen Abläufen ansetzen würde: Es braucht jemanden, der vor der Unterschrift die Unterlagen sichtet, offene Fragen sammelt und die erforderliche Prüfung veranlasst. KI kann bei dieser Vorbereitung helfen. Ihre Ergebnisse müssen allerdings am Vertrag überprüft werden.

Was sich mit KI vorbereiten lässt

Ein Sprachmodell kann längere Vertragsunterlagen nach bestimmten Angaben durchsuchen und die Fundstellen zusammenstellen. Das erleichtert den Einstieg, besonders wenn Informationen über mehrere Abschnitte und Anhänge verteilt sind.

Fristen und Laufzeiten erfassen. Kündigungsfristen, automatische Verlängerungen und Zahlungsziele lassen sich in einer Übersicht sammeln. Zu jeder Angabe sollte die genaue Fundstelle stehen. Bei Fristen muss außerdem erkennbar sein, welches Ereignis sie auslöst. Eine Zeitspanne allein reicht für einen Kalendereintrag nicht aus.

Eine Checkliste abarbeiten. Das Werkzeug kann nach Regelungen suchen, die für den Betrieb relevant sind, etwa zur Preisanpassung, Haftung oder zum Einsatz von Unterauftragnehmern. Findet es nichts, sollte das Ergebnis „nicht gefunden“ lauten. Ob die Regelung tatsächlich fehlt oder an anderer Stelle enthalten ist, muss anschließend geprüft werden.

Vertragsfassungen vergleichen. Für das Erkennen geänderter Textstellen würde ich zunächst einen klassischen Dokumentvergleich nutzen. KI kann ergänzend helfen, die Änderungen verständlich zusammenzufassen. Dabei müssen auch Anhänge und Änderungen an Tabellen berücksichtigt werden.

Pflichten zusammenstellen. Für Vertrieb, Einkauf oder Produktion kann eine Übersicht hilfreich sein: Was müssen wir liefern? Welche Mitwirkung wird vom Kunden erwartet? Welche Termine sind vereinbart? Die Zusammenfassung sollte immer auf die entsprechenden Vertragsstellen verweisen.

Auch eine sachliche Zusammenfassung kann falsch sein

Die Unsicherheit beginnt bereits beim Auslesen. Ein Modell kann einen Nachtrag übersehen, eine Ausnahme weglassen oder eine Frist dem falschen Vorgang zuordnen. Das Ergebnis kann trotzdem überzeugend formuliert sein.

Deshalb würde ich für jede wesentliche Angabe einen überprüfbaren Beleg aus dem Original verlangen. Bei widersprüchlichen Formulierungen sollte die Auswertung beide Stellen zeigen und die Frage offenlassen.

Eine fehlende Warnung bedeutet keine Freigabe. Aus einer unauffälligen Zusammenfassung lässt sich nicht ableiten, dass der Vertrag unproblematisch ist.

Ob eine Klausel wirksam ist, welches Risiko sie für das Unternehmen bedeutet und welche Änderung sinnvoll wäre, braucht eine gesonderte Beurteilung. Bei rechtlich unklaren oder wirtschaftlich bedeutsamen Regelungen würde ich anwaltliche Unterstützung einbeziehen.

Die Entscheidung dafür sollte sich auch an möglichen Folgen orientieren. Ein kleiner Auftrag kann beispielsweise weitreichende Verpflichtungen zur Haftung oder zu Nutzungsrechten enthalten.

Welche Vertragsdaten in welches Werkzeug dürfen

Verträge enthalten häufig personenbezogene Daten und vertrauliche Geschäftsinformationen. Vor dem Hochladen muss deshalb geklärt sein, ob der konkrete Dienst dafür eingesetzt werden darf.

Die Unterscheidung zwischen kostenloser und bezahlter Version reicht dafür nicht aus. Auch bei einem kostenpflichtigen Cloudangebot werden Dokumente außerhalb der eigenen Infrastruktur verarbeitet.

Zu prüfen sind insbesondere die Vertragsbedingungen, Zugriffsrechte, Speicherfristen und die Verwendung von Eingaben für Trainingszwecke. Bei personenbezogenen Daten müssen die datenschutzrechtlichen Rollen und die Rechtsgrundlage geklärt werden. Liegt eine Auftragsverarbeitung vor, ist ein entsprechender Vertrag erforderlich. Eine Verarbeitung in der EU allein beantwortet diese Fragen noch nicht. Orientierung bietet die Datenschutzkonferenz zum Einsatz von KI.

Zusätzlich sind die Vertraulichkeitsvereinbarungen des jeweiligen Vertrags zu beachten. Welche Weitergabe zulässig ist, hängt von deren Inhalt und der konkreten Verarbeitung ab.

Bei besonders sensiblen Unterlagen kann ein lokal betriebenes Modell eine Option sein. Auch dort müssen Zugänge, Speicherung und Löschung geregelt sein. Die wirtschaftliche Seite behandle ich unter Lokale KI Modelle.

Ein Ablauf mit klarer Verantwortung

Ich würde die Vertragsverwaltung so aufbauen, dass jede maschinell ermittelte Angabe zunächst als ungeprüft erkennbar bleibt:

1. Unterlagen vollständig ablegen. Zum Vertrag gehören auch die Anlagen und vorhandenen Nachträge. Die gültige Fassung muss eindeutig erkennbar sein.
2. Angaben mit Fundstellen erfassen. Die Auswertung erstellt eine Übersicht zu Laufzeit, Fristen und ausgewählten Verpflichtungen. Unklare Stellen werden gesondert aufgeführt.
3. Die Übersicht kontrollieren. Eine zuständige Person gleicht die wesentlichen Angaben mit den Originalunterlagen ab und bestätigt sie.
4. Erinnerungen passend zur Frist setzen. Maßgeblich ist der letztmögliche Handlungstermin. Dazu kommt ausreichend Vorlauf für interne Entscheidungen und Verhandlungen.
5. Offene Fragen zur Prüfung weitergeben. Je nach Inhalt und Risiko erhält der Anwalt die vollständigen Unterlagen sowie die vorbereitete Fragenliste.

Eine pauschale Erinnerung drei Monate vor Vertragsende wäre dafür ungeeignet. Muss eine Kündigung sechs Monate vorher zugehen, käme sie deutlich zu spät.

Außerdem muss feststehen, wer auf eine Erinnerung reagiert und wer übernimmt, wenn diese Person nicht verfügbar ist.

Was eine vorbereitete Übersicht dem Anwalt bringt

Eine Zusammenfassung kann helfen, den Anlass der Prüfung und die Fragen des Unternehmens schneller zu erfassen. Sie kann beispielsweise zeigen, welche Preisregelung der Vertrieb ändern möchte oder welche Lieferpflicht intern unklar ist.

Der vollständige Vertrag gehört trotzdem dazu. Eine einzelne Klausel kann durch andere Regelungen eingeschränkt oder ergänzt werden. Welche Teile für die Prüfung gelesen werden müssen, entscheidet der Anwalt anhand des Auftrags.

Ob die Vorbereitung tatsächlich Zeit und Kosten spart, lässt sich erst im konkreten Ablauf beurteilen. Eine fehlerhafte Zusammenfassung verursacht zusätzliche Arbeit.

Auch der technische Aufwand hängt von den Unterlagen ab. Einfache Textdokumente sind anders zu behandeln als Scans mit handschriftlichen Ergänzungen. Berechtigungen, Fristenkontrolle und die Übergabe an die Verantwortlichen gehören zur Umsetzung dazu.

Wie ich solche Abläufe aufbaue, beschreibe ich unter KI-Automatisierung.

Bei eigenen Vertragsvorlagen würde ich anders vorgehen

Für wiederkehrende Geschäfte würde ich eine passende Vorlage anwaltlich erstellen oder prüfen lassen. KI kann dabei helfen, Anforderungen zusammenzutragen und offene Fragen vorzubereiten.

Einen frei erzeugten Vertrag würde ich nicht ungeprüft verwenden. Dass alle üblichen Überschriften vorhanden sind und der Text juristisch klingt, sagt wenig darüber aus, ob er zum Geschäft passt.

Auch eine einmal geprüfte Vorlage braucht gelegentlich eine Überprüfung, etwa wenn sich das Angebot, die Vertragsabläufe oder rechtliche Rahmenbedingungen ändern.

Zuerst die Verträge zusammenbringen

Bevor ich eine automatische Auswertung einführen würde, möchte ich wissen, wo die gültigen Verträge liegen. Sind unterschriebene Fassungen auffindbar? Liegen Nachträge nur im Postfach eines Mitarbeiters? Wer kennt die bestehenden Kündigungsfristen?

Eine zentrale Übersicht mit Vertragspartner, zuständiger Person, Laufzeit und geprüften Fristen ist bereits eine brauchbare Arbeitsgrundlage.

Wie lange ihre Erstellung dauert, hängt vom Bestand und dessen Zustand ab. KI kann beim Erfassen unterstützen. Ob die Sammlung vollständig ist und welche Fassung gilt, muss im Unternehmen geklärt werden.

Bild mit Chatgpt erstellt.